La Urbanización Hojarasca es una propiedad horizontal de casas de carácter cerrado, ubicada en la ciudad de Envigado, Antioquia que nació el 02 de Diciembre del año 1993. El presente blog es para el uso informativo de sus habitantes y administradores para estar siempre informados sobre los temas de interés que afectan directa e indirectamente a sus habitantes.
Los temas serán de carácter público, pero solo serán modificados por sus administradores, donde se podrá encontrar información de convivencia, decisiones tomadas por la Asamblea General de Copropietarios, contabilidad, entre otros.
Este medio de comunicacion tiene como objetivo generar un espacio informativo al que tengan acceso la mayorìa de los habitantes.
DUDAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS SE RESUELVEN DIRECTAMENTE EN LA ADMINISTRACIÓN.
SI DESEAN COPIA DEL INFORME EN FORMA FÍSICA, IGUALMENTE LO PUEDEN ADQUIRIR EN LA ADMINISTRACIÓN.
GRACIAS.
CORDIALMTENTE
LUCIA ESTRADA MESA
ADMINISTRADORA
Este medio de comunicacion tiene como objetivo generar un espacio informativo al que tengan acceso la mayorìa de los habitantes.
APRECIADOS COPROPIETARIOS
En cumplimiento de las normas ambientales, no se enviará
este año información en papel para la Asamblea General Ordinaria del lunes 27
de marzo.
Los invitamos a ingresar a partir del lunes 13 de marzo a
la siguiente dirección electrónica:
http://urbanizacionhojarasca.blogspot.com
Para quienes no puedan acceder a la página virtual, se
ubicarán en la portería 5 CD-ROM y 5 copias de los documentos a disposición de
los interesados, para consulta compartida.
Las contribuciones al punto de Proposiciones y Varios
pueden ser enviadas al correo de la Urbanización: urbahojarasca@hotmail.com
hasta el martes 21 de marzo.
LA ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTOS ASAMBLEA.
1. Convocatoria.
En
cumplimiento de lo establecido en el artículo 51.6 del Reglamento de Propiedad
Horizontal, de la Urbanización y el Art. 39 de la Ley 675 del 2001, Lucía Elena
Estrada Mesa, como administradora de la URBANIZACIÓN HOJARASCA convoca a todos
los propietarios a la
ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS AÑO 2017
URBANIZACIÓN
HOJARASCA P.H.
CONVOCATORIA
ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS – AÑO 2017
En
cumplimiento de lo establecido en el artículo 51.6 del Reglamento de Propiedad
Horizontal, de la Urbanización y el Art. 39 de la Ley 675 del 2001, Lucía Elena
Estrada Mesa, como administradora de la URBANIZACIÓN HOJARASCA convoca a todos
los propietarios a la
ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS AÑO 2017
FECHA: LUNES 27 DE MARZO DE 2017
HORA: 6:00 p.m
LUGAR: SALÓN SOCIAL DE LA UNIDAD
Orden del día:
- Verificación de
Quórum.
- Elección del
Presidente y Secretario de la Asamblea
- Nombramiento de
la comisión verificadora del Acta de la Asamblea
- Informes
- Gestión
administrativa
i. Proyectos para cumplimiento
de normas
ii. Cuota extra
- Comité de
Gestión social
- Comité de
convivencia
- Reglamento
- Presentación y
aprobación de estados financieros a Diciembre 31 de 2016
- Giulián
Morales, Contador
- Héctor Muñoz
Vélez, Revisor Fiscal
- Presentación y
aprobación del presupuesto para el año 2017
- Elección del
Consejo de Administración
- Elección de
Comités
- Elección y/o
ratificación del Revisor Fiscal
- Proposiciones y
varios
Ø SEGUNDA CONVOCATORIA: Si en la Primera Convocatoria
no se puede sesionar por falta de quórum, se convoca en Segunda Citación para
el LUNES 3 DE ABRIL DE 2017 a las 6:00 p.m. en el Salón Social de la
Urbanización. En ésta oportunidad la Asamblea sesionará y decidirá válidamente
con un número plural de Copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de
coeficientes representados. (Art. 51.5.2 del Reglamento de Propiedad
Horizontal).
Ø REPRESENTACIÓN. Por Reglamento, cada apoderado podrá representar (3) Copropietarios, además de su propia
representación, esto en caso de que el apoderado sea propietario. En caso de que la representación esté en
cabeza de un tercero ajeno a la copropiedad, únicamente podrá representar a un
Copropietario. (Art. 51.3 del RPH)
Ø VARIOS PROPIETARIOS: Si
existe más de un propietario en cada inmueble,
sólo uno de estos ejercerá la
representación para que vote durante la asamblea. Tendrá derecho a un voto
equivalente al porcentaje del coeficiente de la unidad inmobiliaria, de su
propiedad o el que represente. (Art 18- Parágrafo del RPH)
Ø La Asamblea General
elegirá al Consejo de Administración que será integrado por cinco (5) Miembros
Principales y cinco (5) Miembros Suplentes nominales quienes reemplazarán a los
principales en sus ausencias temporales o absolutas. Los miembros del Consejo deberán ser
Copropietarios de la
Urbanización. (Art. 53
del RPH).
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2. Formato Poder.
Señores
URBANIZACIÓN HOJARASCA
Ciudad.
Referencia: OTORGAMIENTO DE PODER
Yo, ______________________________________ persona mayor de edad, con domicilio en Envigado; identificado (a) como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de propietario (a) de la casa _________ de la Urbanización Hojarasca, por medio del presente escrito confiero poder especial, amplio y suficiente a ____________________________________________, persona mayor de edad, con domicilio en _______________________, identificado (a) como aparece al pie de su firma de aceptación, para que en mi nombre y representación asista e intervenga en la Asamblea General Ordinaria de copropietarios que se llevará a cabo el día lunes 27 de marzo de 2017 a las 6:00 p.m. en el salón social de la Urbanización, de acuerdo con los términos de la convocatoria efectuada por la Administración de la Copropiedad.
En caso de una segunda convocatoria por falta de quórum, el presente poder tiene efectos legales y es válido para que mi apoderado (a) participe en la segunda reunión con las facultades aquí expresadas, el lunes 3 de abril de 2017 a las 6:00 p.m.
Mi apoderado (a) queda especialmente facultado (a) para participar de todos los aspectos de la Asamblea. Las facultades otorgadas, incluyen también la de sustituir este poder de ser necesario, aceptar, conciliar, decidir y las demás que otorgue la ley.
LA ADMINISTRACIÓN
OTORGAMIENTO DE PODER- ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS 2016
Señores
URBANIZACIÓN HOJARASCA
Ciudad.
Referencia: OTORGAMIENTO DE PODER
Yo, ______________________________________ persona mayor de edad, con domicilio en Envigado; identificado (a) como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de propietario (a) de la casa _________ de la Urbanización Hojarasca, por medio del presente escrito confiero poder especial, amplio y suficiente a ____________________________________________, persona mayor de edad, con domicilio en _______________________, identificado (a) como aparece al pie de su firma de aceptación, para que en mi nombre y representación asista e intervenga en la Asamblea General Ordinaria de copropietarios que se llevará a cabo el día lunes 27 de marzo de 2017 a las 6:00 p.m. en el salón social de la Urbanización, de acuerdo con los términos de la convocatoria efectuada por la Administración de la Copropiedad.
En caso de una segunda convocatoria por falta de quórum, el presente poder tiene efectos legales y es válido para que mi apoderado (a) participe en la segunda reunión con las facultades aquí expresadas, el lunes 3 de abril de 2017 a las 6:00 p.m.
Mi apoderado (a) queda especialmente facultado (a) para participar de todos los aspectos de la Asamblea. Las facultades otorgadas, incluyen también la de sustituir este poder de ser necesario, aceptar, conciliar, decidir y las demás que otorgue la ley.
EL PODERDANTE
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ACEPTA EL APODERADO
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Firma_________________________
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Firma____________________________
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Cédula No.
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Cédula No.
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No. telèfono
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No. telèfono
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LA ADMINISTRACIÓN
3. Informe de Gestión
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
Marzo 27 de 2017
Informe de gestión, vigencia 2016
Este informe da cuenta del proceso administrativo realizado por el Consejo de Administración y la administración en la vigencia de abril 1, de 2016 a marzo 27 de 2017. Se incluyen los temas que fueron abordados en Asamblea Extraordinaria.
El Consejo de Administración recogió los proyectos en marcha que se estaban consolidando desde la vigencia anterior para beneficio de la comunidad, a saber: el cambio de los techos de los parqueaderos, la instalación de cámaras y el mejoramiento en la iluminación exterior.
Con base en el estudio de las necesidades más urgentes se establece un plan de acción el cual se presentó a los copropietarios, planteando el 2017 como el año de cumplimiento de normas nacionales en materia de mantenimiento de piscinas, Plan de manejo integral de residuos sólidos, Plan de emergencias y Sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo.
Avances en los procesos de cumplimiento de normas
1- PMIRS: El Plan de manejo Integral de Residuos Sólidos.
Se contrató con la empresa oficial Enviaseo desde el mes de junio. Para su ejecución se tuvieron en cuenta las actividades realizadas por la administración en materia de adecuación del área de manejo de basuras. La comunidad fue encuestada sobre las prácticas de separación en la fuente, se hizo la caracterización de residuos, se convocó a los habitantes a reuniones informativas en diferentes fechas y se capacitó a los empleados sobre los procesos de recolección de residuos. También se instaló la puerta del cuarto de basuras, el extinguidor y se reparó el techo del depósito de implementos de trabajo. Se recibió en comodato por parte de Enviaseo un container de segunda para reciclaje de papel y cartón
El documento resultante del PMIRS de la copropiedad se encuentra a disposición de todos los propietarios y de las autoridades competentes en la portería, donde debe ubicarse para ser consultado en caso de visitas de delegados oficiales. Allí debe permanecer.
Como parte de este proceso, la Urbanización debe recolectar por aparte otros desechos que son recogidos por el servicio de recolección de elementos peligrosos, los cuales son entregados a la empresa Enviaseo, en recorrido especial: bombillos, pilas, desechos de tecnología, medicamentos, etc. El costo mensual de este retiro se incluye en la factura de servicios públicos.
Pendiente: la señalización interna y externa del área de basuras y la puesta en marcha de varias acciones de reciclaje para lo cual deberá conformarse un nuevo comité ambiental.
Manejo de residuos vegetales:
El manejo ambiental, que incluye la jardinería, la poda de árboles, la guadañada, entre otras actividades, se ha convertido en el punto más demandante del presupuesto. Dadas las condiciones de crecimiento y abundancia de zonas verdes, la cuales constituyen un atractivo para habitantes y visitantes, el mantenimiento es exigente y costoso, si se tiene en cuenta que todo el material vegetal resultante de estos procesos debe ser retirado de la Unidad Residencial. La única posibilidad de reciclaje sería el aprovechamiento de la grama para hacer compostaje; el resto debe ser retirado de la Unidad.
2- Normas sobre piscinas
Además de las adecuaciones que se pudieron hacer en 2015, para atender los requerimientos más urgentes, se contrató con empresas debidamente certificadas la instalación de baldosas indicadoras de profundidad, la fijación de las escaleras internas de la piscina y el nuevo equipo de medición de las condiciones del agua la cual debe realizarse diariamente, llevando registro por parte del operador de la piscina. Así mismo se instalaron los dispositivos de seguridad exigidos.
Además de la medición diaria y el registro de los cambios en las condiciones del agua, se mantiene el contrato con la empresa Seilam S.A.S. que realiza mensualmente el análisis microbiológico cuyos resultados se fijan en cartelera ubicada cerca a la puerta del cuarto de máquinas para información de todos los habitantes. Esto da cuenta de la calidad del agua que se tiene en la piscina de la Unidad Residencial.
Asistimos al encuentro programado por el Municipio de Medellín sobre la normatividad en piscinas y recibimos la asesoría de la Secretaría de Salud del municipio de Envigado en la materia.
Pendiente: Se exige la instalación de un orinal en el baño de hombres, reforma que se acompañará del cambio de enchape y la instalación de medidas de seguridad, tales como cintas antideslizantes y pasamanos, incluidos en el presupuesto de mantenimiento.
Para el cambio del cerramiento actual que no cumple con las especificaciones vigentes, se han hecho varios presupuestos, los cuales resultan muy costosos. Se seguirá buscando alternativas para resolver este aspecto.
3- SGSST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
La empresa Coopevian organizó un primer seminario sobre el SGSST al cual asistieron la administradora y una representante del Consejo de Administración, para poner en marcha el sistema. La contratación del servicio profesional se hizo con la empresa FMQ en el mes de noviembre, quien acaba de entregar toda la documentación exigida por las autoridades. Como gestor en representación de los empleados quedó inscrito el señor Gustavo Hernández.
Los procesos del SGSST que se deben llevar en la Unidad Residencial, con un equipo de cinco empleados son casi los mismos que para cualquier empresa con mayor número de trabajadores. Esto demanda ajustes en cuanto a medidas de prevención de accidentes, bienestar de los empleados y atención a factores de riesgo que puedan afectar también a los habitantes. Para poder seguir las recomendaciones establecidas en el sistema, habrá que destinar parte del presupuesto a atender las situaciones más prioritarias.
Pendiente: la instalación de pasamanos en áreas vulnerables, la adecuación del espacio de trabajadores con los mínimos de bienestar, y los controles de afiliación a riesgos por parte de terceros que ingresan a realizar trabajos en la copropiedad.
4. Plan de Emergencia
Se recibió la capacitación sobre la necesidad de puesta en marcha del Plan de Emergencia para la propiedad Horizontal por parte de la Dirección de Riesgos. Este requisito debe estar en marcha durante el segundo semestre de 2017, por lo cual estamos en proceso de finalizar los otros proyectos para contratar el servicio profesional de elaboración del mismo. El costo de las acciones se divide en dos partes: por un lado la constitución del plan como tal, en un documento marco y por el otro, todo el sistema de señalización para el conjunto residencial cuyo costo depende de la calidad de los avisos y señales requeridos para toda el área. Por el momento se tiene una partida de la cuota extra aprobada en la Asamblea extraordinaria para el primer proceso. La señalización sería objeto de análisis y consecución a medida que se disponga de presupuesto.
Código de Policía y Convivencia
A finales del 2016 se pidió a los agentes de policía del municipio, realizar la difusión del volante conteniendo algunos apartes del Código Nacional de Policía con miras a familiarizar a los habitantes de Hojarasca con las principales normas que hacen de la convivencia el mejor estilo de vida. La comunidad busca disfrutar de la tranquilidad de una unidad cerrada, en donde se pueda vivir en armonía.
No obstante, como primer factor de discordia persisten las quejas por el descuido de numerosos habitantes con sus mascotas, perros y gatos y la proliferación de desechos animales en los jardines de las casas y en los parques infantiles, con el agravante de no poner bozal ni correa a los caninos potencialmente peligrosos.
El segundo factor preocupante es el comportamiento incorrecto de los habitantes ruidosos que afecta la tranquilidad de los vecinos. Además de las comunicaciones que envía la administración, esta situación debe ser informada al cuadrante de policía por parte de cualquier vecino para que se puedan aplicar los comparendos.
La alteración de las fachadas es una situación que afecta la condición urbanística de la unidad y está sujeta a sanción municipal. A pesar de las cartas que se han enviado a los infractores y de la información que se les entrega sobre medidas de las jardineras y colores de las puertas y fachadas, algunos habitantes deciden realizar obras que alteran la armonía de la Unidad Residencial, ignorando el hecho de vivir en una Urbanización.
Con la aplicación del Código de Policía, es necesario que cada habitante afectado por casos contenidos en el mismo presente ante las autoridades la denuncia correspondiente. Esta puede ser presentada por un grupo de afectados y acompañarse de las evidencias.
Cambio de servicio contable
Durante el mes de mayo el Consejo de Administración llevó a cabo la selección de un nuevo contador para la Copropiedad. Se realizó por convocatoria en la cual participaron cinco oferentes. De acuerdo con los resultados, la empresa Asesorías GyP con sede en el municipio de la Ceja, realiza desde el mes de junio 2016 el proceso contable y la facturación. El contador Giulian Morales se presentó ante la comunidad en la pasada Asamblea Extraordinaria. El revisor Fiscal, Señor Héctor Muñoz Vélez fue nombrado en la pasada Asamblea Ordinaria.
Representación Institucional
El Consejo de Administración ha asumido con responsabilidad todos aquellos compromisos institucionales ante las autoridades competentes, atendiendo las convocatorias de las diferentes instituciones, en cabeza de la administradora y de los integrantes del Consejo:
Seminario de la Secretaría de salud sobre piscinas saludables
Seminario sobre Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Encuentro de Urbanizaciones - Loma de los Bernal – Sobre Convivencia
Reuniones con el Alcalde sobre área metropolitana
Reuniones con la comandancia de Policía sobre aspectos de seguridad
Reunión sobre tarifas del Servicio de Aseo
Reuniones con Secretaría del Medio Ambiente
Actividades en áreas comunes
Además del mantenimiento general, se ejecutaron obras civiles en las áreas comunes:
Reparación y pintura de los parques infantiles
Cambio de iluminación de los parqueaderos
Incremento de lámparas en áreas oscuras
Remplazo de una viga averiada en el salón social
Anulación de una escalera riesgosa y construcción de una jardinera
Poda de árboles con riesgo para alumbrado público y techos de las casas
Siembra de arbustos florales para remplazar talas autorizadas
Pintura de zonas comunes y solárium de la piscina
Resane de juntas en las aceras
Eventos
Durante el año se llevaron a cabo los siguientes eventos con base en el presupuesto asignado:
Fiesta de los niños
Fiesta del trabajador
Día de la Santa Cruz
Regalo para el día de las madres
Viejoteca de las flores
Recreación de Halloween
Novena de Navidad
Aguinaldo Empleados
Convenio INDER
Se mantuvo el convenio con el INDER para dos cursos: Hidroaeróbicos y rumba aeróbica en convenio con el INDER del municipio de Envigado. A pesar de la intermitencia se conservó el número mínimo de asistentes y se logró culminar el programa.
Comunicaciones.
Durante el año se enviaron 6 circulares para informar sobre aspectos relacionados con la marcha de la urbanización, mediante el boletín “La administración informa” y 8 volantes con información de urgencia sobre la fumigación, la suspensión de servicios, el riesgo en los parqueaderos de la manzana cinco, invitaciones y otros.
Los incidentes de convivencia fueron atendidos mediante reunión con el Comité de Convivencia y envío de cartas. Para estos casos se llevó un registro de “Asuntos de habitantes” en el cual se anotaron las solicitudes y se dio servicio a las mismas.
Se actualizó el censo de mascotas hasta noviembre 2016
Tareas que requieren continuidad en 2017
· Diseño del Plan de emergencia
· Instalar la señalización de emergencia
· Continuidad del PMIRS con acciones de reciclaje
· Continuar con ajustes y cambios en el área de la piscina
· Crear la Comisión 25 años para celebrar el aniversario de la Urbanización
· Seguimiento de normas de Código de policía y Convivencia
· Poner en marcha el Régimen de tránsito y circulación al interior de la Unidad
· Hacer revisar las reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal
Agradecemos a la comunidad su apoyo y solidaridad en las situaciones críticas. Sin la unión de todos en bien de todos, no se habrían logrado las metas.
LUCIA ELENA ESTRADA MESA
Administradora
4. Estado de Situación Financiera Comparativo.
5. Estado de Resultados Integrales.
6. Notas a los Estados Financieros.
7. Ejecución Presupuestal 2016.
8. Presupuesto 2017.
DUDAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS SE RESUELVEN DIRECTAMENTE EN LA ADMINISTRACIÓN.
SI DESEAN COPIA DEL INFORME EN FORMA FÍSICA, IGUALMENTE LO PUEDEN ADQUIRIR EN LA ADMINISTRACIÓN.
GRACIAS.
CORDIALMTENTE
LUCIA ESTRADA MESA
ADMINISTRADORA
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